Formulários W-9 ausentes ou preenchidos incorretamente atrasam os pagamentos e podem resultar em uma retenção na fonte de 24%. Se você é um freelancer, contratado ou uma pequena empresa que os contrata, preencher este formulário de uma página corretamente economiza tempo, evita estresse e ajuda a economizar dinheiro. A maioria das pessoas consegue preenchê-lo em menos de 5 minutos, depois de entender o significado de cada linha.
O formulário W-9 não é enviado ao IRS (Receita Federal dos EUA) — ele é entregue ao solicitante para que ele possa declarar sua renda corretamente. Você o utilizará para informar seu nome completo, sua classificação tributária e seu número de Seguro Social (SSN) ou Número de Identificação do Empregador (EIN). Para 2025, a versão atual do W-9 ainda é a revisão de março de 2024, e é o formulário que os pagadores utilizam para a declaração do formulário 1099. Consulte a visão geral oficial em [link para a visão geral oficial]. Sobre o Formulário W-9. (irs.gov)
Faça isso agora: Imprima, digite ou assine eletronicamente seu formulário W-9 e salve um PDF seguro que você poderá reutilizar com clientes futuros.
Antes de começar: O que é (e o que não é) um formulário W-9 em 2025
O formulário AW-9 verifica sua identidade e situação fiscal — nada mais. É assim que um cliente coleta seu Número de Identificação Fiscal (TIN) para fins de declaração do formulário 1099 e para determinar se a retenção na fonte se aplica.
Você não envia um formulário W-9 para a Receita Federal (IRS), e ele não é um formulário de cobrança nem um contrato. Ele simplesmente auxilia na declaração correta do formulário 1099-NEC e ajuda a evitar fraudes. retenção de segurança Confirmando seu TIN (Número de Identificação Fiscal).
Para acessar o formulário atual e preenchível, utilize o PDF oficial de Formulário W-9 (Rev. março de 2024). (irs.gov)
Quem precisa do formulário W-9: Freelancers, Contratados Independentes e Sociedades de Responsabilidade Limitada (LLCs)
Se você receber pagamento como não-empregado, será solicitado o formulário W-9. Designers, escritores, motoristas de aplicativos de transporte, consultores e outros trabalhadores independentes geralmente fornecem esse valor antes do primeiro pagamento.
Pequenas empresas solicitam o formulário W-9 de fornecedores americanos para poderem emitir o formulário 1099-NEC no final do ano. Manter os formulários W-9 corretos em arquivo reduz multas e notificações de incompatibilidade de TIN (Número de Identificação Fiscal).
Para obter informações básicas sobre o processo de integração de contratados do IRS, consulte Formulários e impostos para trabalhadores autônomos.
Número de Segurança Social (SSN) ou Número de Identificação do Empregador (EIN) no formulário W-9: Qual você deve usar em 2025?
Use o número do Seguro Social (SSN) se você for um empresário individual sem um Número de Identificação do Empregador (EIN); use um EIN se você tiver ou desejar um identificador comercial. Muitos profissionais autônomos optam por um EIN (Número de Identificação do Empregador) para evitar divulgar amplamente seu número de Seguro Social (SSN).
O EIN (Número de Identificação do Empregador) é gratuito e instantâneo, obtido online. Se você constituiu uma LLC (Sociedade de Responsabilidade Limitada) ou contratou prestadores de serviços, um EIN também pode ser necessário. EIN É uma jogada inteligente para o setor bancário e para os formulários. Basta manter seus registros consistentes em todas as faturas e no formulário W-9.
Faça a solicitação diretamente com o IRS — sem taxas — através de Obtenha um número de identificação do empregador (EIN).
Formulário W-9 para LLCs: Sócio único vs. Sócio múltiplo e como escolher a opção correta
As LLCs de um único membro geralmente listam o nome do proprietário na Linha 1 e marcam a classificação tributária do proprietário, não "LLC". Caso a LLC seja desconsiderada, insira o nome do proprietário na Linha 1 e o nome da LLC na Linha 2.
As LLCs com múltiplos membros geralmente marcam "LLC" e informam a classificação tributária (C, S ou P). Se você for uma entidade transparente que fornece um formulário W-9 para outra entidade transparente, a nova Linha 3b indica se existem proprietários estrangeiros indiretos.
O IRS esclareceu esses pontos em 2024; veja o documento oficial. Instruções para o solicitante do formulário W-9. (irs.gov)
Instruções passo a passo para o Formulário W-9 2025: Nome, Nome da Empresa e Classificação Fiscal Federal.
Associe a Linha 1 ao TIN (Número de Identificação Fiscal) que você irá inserir. Se você inserir um número de Seguro Social (SSN), a Linha 1 deve conter seu nome legal. Se você inserir um Número de Identificação do Empregador (EIN), a Linha 1 deve conter o nome legal da entidade. Insira nomes comerciais na Linha 2.
A linha 3a refere-se à sua classificação fiscal federal (pessoa física/empresário individual, corporação C, corporação S, sociedade, fundo fiduciário/espólio ou LLC com código C/S/P). A linha 3b destina-se a entidades de repasse que declaram proprietários estrangeiros indiretos. A linha 4 abrange os códigos “Beneficiário isento” e “FATCA” — a maioria dos freelancers deixa esses campos em branco.
As linhas 5 e 6 contêm seu endereço postal. A Parte I é o seu número de Seguro Social (SSN) ou Número de Identificação do Empregador (EIN). A Parte II é sua assinatura, certificando seu Número de Identificação Fiscal (TIN) e que você não está sujeito a... retenção de segurança (a menos que notificado de outra forma).
Para obter informações precisas sobre os rótulos dos campos e a versão mais recente utilizada em 2025, consulte o documento oficial. Formulário W-9 em PDF. (irs.gov)
Exemplo rápido que evita incompatibilidades
Se “Alex Rivera” for o proprietário da “Rivera Design LLC (desconsiderada)”, a Linha 1 deverá conter: Alex Rivera, a Linha 2, Rivera Design LLC, a Linha 3a, “Pessoa Física/Empresário Individual”, e a Parte I deverá usar o número do Seguro Social (SSN) de Alex (a menos que Alex utilize um EIN pessoal). O formulário 1099-NEC do cliente listará Alex Rivera.
Inserção do TIN: Como inserir corretamente seu SSN ou EIN sem erros
Insira apenas um TIN—SSN ou EIN—formatado com hífens (XXX‑XX‑XXXX ou XX‑XXXXXXX). O nome na Linha 1 deve corresponder aos registros do IRS para esse TIN (Número de Identificação Fiscal).
Se você alterou seu nome ou tipo de entidade, atualize primeiro o IRS (Receita Federal dos EUA) e, em seguida, envie um formulário W-9 atualizado para que a verificação do TIN (Número de Identificação Fiscal) do seu pagador não falhe. Guarde uma cópia segura do formulário W-9 que você enviou.
Retenção de fundos na fonte no formulário W-9: o que é, quando se aplica e como evitá-la.
A retenção na fonte é uma taxa fixa de 24% deduzida dos seus pagamentos. Se você não fornecer um TIN correto ou se o IRS sinalizar juros/dividendos não declarados, a restrição permanecerá em vigor até que você corrija o problema ou o IRS a remova.
Para evitar isso, envie um formulário W-9 completo antes de receber o pagamento e certifique-se de que seu nome na Linha 1 corresponda aos registros do IRS para seu número de Seguro Social/EIN. Se você receber uma "Notificação B", siga as instruções rapidamente.
Saiba quando a alíquota de 24% se aplica na página do IRS sobre o assunto. Retenção de backup. (irs.gov)
Exemplo do mundo real
Um cinegrafista digitou o nome da LLC na Linha 1, mas usou um número de Seguro Social pessoal. A correspondência do TIN (Número de Identificação Fiscal) do formulário 1099 falhou e os pagamentos foram retidos em 24% até que um formulário W-9 corrigido fosse enviado.
Endereço, isenções e FATCA: o que preencher e o que deixar em branco
Utilize o endereço postal onde você recebe os formulários fiscais. Se você mudar de endereço, envie um formulário W-9 atualizado para os solicitantes.
A maioria dos freelancers dos EUA deixa o campo de Isenções em branco. Os códigos FATCA geralmente não se aplicam a pagamentos típicos a fornecedores nacionais; esse campo se destina a determinadas contas mantidas fora dos EUA.
Para definições de código e quando elas se aplicam, consulte o Instruções para o solicitante do formulário W-9.
Como assinar e enviar eletronicamente um formulário W-9: dicas para preencher o formulário W-9 online e usar a assinatura eletrônica.
Os formulários W-9 eletrônicos são permitidos se o sistema verificar a identidade e capturar uma assinatura eletrônica sob pena de perjúrio. Quem fez a solicitação pode fornecer um portal seguro para que você preencha e assine o formulário.
Se você enviar um formulário W-9 por e-mail, envie um PDF protegido por senha e compartilhe a senha por outro meio. Sempre que possível, prefira portais seguros para reduzir os riscos.
Os solicitantes devem seguir as normas do IRS para a coleta eletrônica do formulário W-9 — consulte a seção “Envio eletrônico do formulário W-9” no [link para a seção relevante]. Instruções para o solicitante do formulário W-9. (irs.gov)
O que é considerado uma assinatura eletrônica?
Um nome digitado, uma caixa de seleção ou uma assinatura desenhada podem ser aceitos quando o sistema autentica o signatário e registra o acesso, e o texto da certificação corresponde ao formulário em papel.
Melhores práticas de segurança: Compartilhando seu formulário W-9 com segurança com clientes e plataformas
Trate seu número de Seguro Social/EIN como dinheiro — compartilhe-o apenas por meio de canais seguros. Use PDFs protegidos por senha, links criptografados na nuvem ou portais do cliente. Evite enviar TINs (Números de Identificação Fiscal) em e-mails ou chats em texto simples.
Limite quem pode acessar os formulários W-9 armazenados, habilite a autenticação multifator (MFA) em aplicativos de armazenamento e exclua cópias antigas. Uma política simples de gerenciamento de dados evita vazamentos acidentais e mantém a confiança do cliente em alto nível.
Para medidas práticas e claras de proteção de dados, siga o guia da FTC: Protegendo informações pessoais: um guia para empresas.
Erros comuns no formulário W-9 (e soluções rápidas) para declarações 1099
A maioria dos erros decorre de divergências entre nome e número de identificação fiscal (TIN) ou da classificação fiscal incorreta. Na Linha 1, certifique-se de que o formato esteja de acordo com o TIN (Número de Identificação Fiscal) e não inclua seu nome fantasia (DBA) na Linha 1 se estiver usando um SSN (Número de Seguro Social).
Se um pagador receber um aviso CP2100 “B”, ele deverá solicitar um novo formulário W-9. Corrija isso rapidamente para evitar problemas. retenção de segurança em pagamentos futuros.
Pagadores e contadores podem identificar e prevenir erros usando o documento "2025" do IRS. Instruções gerais para certas devoluções de informações. (irs.gov)
Formulário W-9 para novos proprietários de LLC e empreendedores com atividades paralelas: Lista de verificação para configuração inicial
Se você constituiu uma LLC (Sociedade de Responsabilidade Limitada), decida como ela será tributada antes de preencher o formulário W-9. As LLCs unipessoais desconsideradas geralmente colocam o nome do proprietário na Linha 1 e verificam a situação fiscal do proprietário.
obter uma EIN Se você deseja manter seu número de Seguro Social (SSN) em sigilo ou se seu banco ou plataforma exigir, guarde seu formulário W-9, a carta do EIN e o contrato operacional em uma pasta segura.
Visão geral do IRS: Sociedades de responsabilidade limitada unipessoais. (irs.gov)
Formulário W-9 para proprietários de pequenas empresas e gerentes de contratação: coleta, armazenamento e conformidade.
Solicite o formulário W-9 antes do primeiro pagamento e verifique os dados no seu cadastro de fornecedor. Padronizar a nomenclatura (Linha 1 exata) e mascarar os TINs nas visualizações internas.
Envie os formulários 1099 eletronicamente se você atender aos requisitos de envio eletrônico e restrinja o acesso aos formulários W-9 armazenados com permissões baseadas em funções e autenticação multifator (MFA). Guarde os formulários W-9 por pelo menos quatro anos.
Para declarar os formulários 1099 gratuitamente e manter tudo organizado, use o portal IRIS do IRS: Envie os formulários 1099 eletronicamente com o IRIS.Observe o limite de 10 declarações eletrônicas em vigor para 2025.irs.gov)
Com pouco tempo disponível? Reserve uma hora para coletar os formulários W-9, verificar os nomes/formatos do TIN e definir lembretes no calendário para o envio do formulário 1099-NEC em 31 de janeiro.
O que acontece depois de enviar o formulário W-9: 1099-NEC, pagamentos e etapas de fim de ano
As informações do seu formulário W-9 são transferidas para um formulário 1099-NEC se os pagamentos atingirem o limite de declaração. A maioria das empresas pagadoras emite o formulário 1099-NEC até 31 de janeiro, referente à remuneração de funcionários não empregados do ano anterior.
Confira se o seu formulário 1099-NEC está correto (nome/TIN) e guarde-o com seus documentos. Se encontrar alguma informação incorreta, solicite um formulário corrigido.
Veja os horários oficiais e informações básicas em Sobre o Formulário 1099-NEC. (irs.gov)
Resumo e próximos passos: Obtenha seu formulário W-9 preenchido em minutos (baixe, preencha e assine eletronicamente)
Você pode preencher o formulário W-9 rapidamente se a Linha 1 corresponder ao seu TIN (Número de Identificação Fiscal) e você selecionar a classificação tributária correta. Salve um PDF seguro e reutilize-o com novos clientes para agilizar o processo de integração.
Confirme se você usará um SSN ou EINEscolha o tratamento tributário adequado para sua LLC, se aplicável, e assine sob pena de perjúrio. Compartilhe apenas por meio de canais seguros.
Faça o download do formulário oficial aqui: Formulário W-9 (Rev. março de 2024) PDFEm seguida, envie uma cópia limpa e protegida ao solicitante e mantenha sua própria versão segura para fins de registro.
Perguntas Frequentes
Devo preencher o formulário W-9 junto à Receita Federal (IRS)? Não — você entrega o formulário ao solicitante. O AW-9 é um formulário de solicitação de informações usado para que seu pagador possa informar corretamente no formulário 1099. Guarde sua própria cópia e envie as atualizações caso suas informações mudem.
Devo usar um número de Segurança Social (SSN) ou obter um Número de Identificação do Empregador (EIN) para o meu formulário W-9? Use o seu número de Segurança Social (SSN) se não tiver um Número de Identificação do Empregador (EIN); Obtenha um EIN gratuito se preferir um identificador comercial ou se precisar de um para fins bancários, plataformas ou privacidade. Mantenha seus registros consistentes com o número escolhido.
E se meu nome e meu número de identificação fiscal não coincidirem? É provável que você enfrente retenção indevida de fundos. até que a discrepância seja corrigida. Envie um formulário W-9 corrigido e, se receber uma "Notificação B", siga as instruções imediatamente para interromper a retenção de impostos em pagamentos futuros.
O que significa “Isenção da FATCA” na Linha 4? A maioria dos empreiteiros dos EUA deixa este campo em branco. Os códigos FATCA são para determinadas entidades e contas mantidas fora dos EUA, e não para pagamentos típicos a fornecedores nacionais.
Posso assinar eletronicamente um formulário W-9? Sim, se o sistema verificar sua identidade e registrar a declaração de perjúrio. Muitos portais de clientes suportam a assinatura eletrônica de formulários W-9 em conformidade com as normas, com trilhas de auditoria; caso contrário, use um PDF protegido por senha e compartilhe a senha por um canal diferente.
